So perfektionieren (und verkürzen) Sie Ihren Vertriebszyklus

So perfektionieren (und verkürzen) Sie Ihren Vertriebszyklus

  • 16. Jänner 2020
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  • Retail

Alle sind daran interessiert, ihren Vertriebszyklus zu verkürzen: um den Umsatz zu steigern, Ziele schneller zu erreichen und vielleicht sogar effizienter zum Vertragsabschluss zu kommen. Aber das ist nicht immer so einfach, wie es klingt. Es gibt eine Vielzahl von Faktoren, die Sie bremsen könnten, von überlastetem Vertriebspersonal bis hin zu schlecht definierten internen Prozessen. Daher müssen sich Unternehmen alle Phasen ihres Vertriebs- und Marketingzykus ansehen, um zu identifizieren, welche Probleme sie am stärksten beeinträchtigen. Und anhand dieser Informationen müssen sie Strategien ausarbeiten, um den Zyklus möglichst effektiv zu gestalten. 

Argumente für kürzere Vertriebszyklen

Nach Angaben des Salesforce Berichts State of Sales halten 25 % der befragten Vertriebsteams eine Verkürzung des Vertriebszyklus für eines der wichtigsten Ziele im kommenden Jahr. Wahrscheinlich liegt das daran, dass längere Vertriebszyklen aus einer Reihe von Gründen tendenziell weniger effektiv sind:

  • Zeit ist beim Vertragsabschluss kein positiver Faktor: je länger der Vertriebszyklus, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr potenzieller Kunde den Vertrag tatsächlich unterzeichnet.
  • Je länger sich der Abschluss hinauszögert, desto mehr Zeit haben Ihre Mitbewerber, Ihnen den Kunden abzujagen.
  • Längere Vertriebszyklen verbrauchen mehr Ressourcen.
  • Je länger der Vertriebszyklus, desto länger müssen Sie auf Ihren Profit warten.

Warum dauert es so lange?

Im Bericht State of Sales wird außerdem darauf verwiesen, dass 17 % dieser Vertriebsteams einen übermäßig langen Vertriebszyklus als die größte Herausforderung für den Vertrieb betrachten. Die Länge des Vertriebszyklus kann durch eine Vielzahl von Faktoren beeinträchtigt werden, u. a.:

Ihr Vertriebsprozess ist zu bürokratisch:

Eine 2016 von Salesforce durchgeführte Untersuchung ermittelte E-Mail und ein entspannteres Ausschreibungsverfahren als Geheimwaffe für einen schnelleren Vertriebsprozess. Großbritannien hatte z. B. mit durchschnittlich nur 9,1 Wochen den schnellsten Kaufprozess aller untersuchten Regionen. Das könnte daran liegen, dass 40 % der Unternehmen E-Mail bevorzugen und nur 1/5 einem formellen Ausschreibungsverfahren folgt. In Deutschland, wo die meisten Unternehmen noch formelle Angebote einsetzen, ist es umgekehrt. Das weist darauf hin, dass es Ihre Kommunikationsmethode sein könnte, die Sie ausbremst.

Vertriebsmitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit anderen Dingen:

Angesichts zahlreicher Nebenaufgaben fehlt Mitgliedern des Vertriebsteams oft die nötige Zeit, um sich auf den Verkauf zu konzentrieren. Einer Untersuchung von Pace Productivity zufolge verbringen Vertriebsmitarbeiter in der Regel nur 22 % ihrer wöchentlichen Arbeitszeit mit dem Verkauf. Nachstehend einige Beispiele für Aktivitäten, die ihre Zeit in Anspruch nehmen:

  • Verwaltungsaufgaben: Fast die Hälfte der Befragten im Bericht State of Sales gaben an, dass sie aufgrund zu vieler Verwaltungsaufgaben nicht genug Zeit für den Verkauf haben.
  • Kalte Leads: Eine Studie ergab, dass 50 % der Vertriebszeit auf unproduktive Kundenakquise verschwendet wird.
  • Bereitstellung von Inhalten: Die Infografik zum Status der Vertriebsproduktivität von Docurated zeigt, dass Vertriebsmitarbeiter bis zu 31 % ihrer Zeit mit der Erstellung von Inhalten oder der Suche nach ihnen verbringen.

Ineffektiver oder schlecht definierter Vertriebsprozess:

Ein unzureichender Vertriebsprozess kann den gesamten Vertriebszyklus verlangsamen. Probleme reichen von schlecht definierten individuellen Rollen im Vertriebszyklus bis zu unnötigen oder schlecht organisierten Schritten in den verschiedenen Phasen.  Neben den oben erwähnten Verwaltungsaufgaben nannten die Befragten im Bericht State of Sales eine Reihe von Gründen, warum ineffektive interne Prozesse eine große Herausforderung für den Vertrieb sind: u. a. zu wenig Zeit für persönliche Verkaufsgespräche (22 %), beschränkte oder nicht rechtzeitige Einblicke (21 %) und schlechte Koordinierung mit der Marketingabteilung (19 %).

Identifizieren, Planen und Automatisieren

  1. Das Wichtigste zuerst – Probleme identifizieren:
    Die Objective Management Group gibt auf ihrer Website an, dass 92 % der von ihnen beurteilten Unternehmen sich auf unzureichende Vertriebsprozesse stützen. Das wirkliche Problem liege jedoch eher in der Identifizierung dessen, warum sie ineffektiv sind. Weil die Länge Ihres Vertriebszyklus von so vielen verschiedenen Faktoren abhängt, besteht der erste Schritt zu einer Verkürzung darin zu ermitteln, was die Verlangsamung verursacht. Dann können Sie sich die Phasen des Vertriebszyklus näher ansehen und Ihre Prozesse und das Lifecycle Management an Ihre Bedürfnisse anpassen.
  2. Strategie und Vertriebsprozess angemessen definiert:
    Aus einem Bericht der Aberdeen Group geht hervor, dass fast 60 % der führenden Unternehmen sich regelmäßig zusammensetzen, um die Lead-Qualifizierung als Strategie für die Beschleunigung des Vertriebszyklus zu definieren.

Die Definition, was einen optimalen Lead ausmacht, ist nur eine Methode zu erreichen, dass alle an einem Strang ziehen. Es ist wichtig, Vertriebsmitarbeitern ein klares Bild von den Zielen und der langfristigen Vision des Unternehmens zu vermitteln. Dann können sie Leads effektiver pflegen und zur Konvertierung führen, weil sie wissen, wonach sie suchen, und konsequent einen relevanten Service bieten können. Wenn Sie die Probleme in Ihrem Vertriebsprozess identifiziert haben, kann es hilfreich sein, die einzelnen Phasen klar zu umreißen und regelmäßig neu zu bewerten, wie effektiv Ihr Prozess ist.

Wenn Sie zum Beispiel finden, dass Sie in bestimmten Phasen durch allzu formelle Kommunikationsmethoden gebremst werden, können Sie entspanntere Strategien für die Kundeninteraktion vereinbaren. Diese Art der Planung hilft Ihrem Vertriebsteam, wie eine gut geölte Maschine zu funktionieren.

Technologie und Automatisierung:

Heutzutage können Fortschritte in Software und Technologie auf viele verschiedene Weisen genutzt werden, um zeitaufwendige Aufgaben zu managen.

  • Die Rolle von CRM: Nutzen Sie Ihr CRM-System optimal? Wenn Sie Prozesse in Ihr CRM migrieren und Informationen in der Cloud speichern, hat Ihr Vertriebsteam einen zentralen Zugangspunkt zum Management einer Fülle von Aspekten im gesamten Vertriebszyklus.

    CRM kann Ihnen helfen, Ihren Vertriebszyklus zu umreißen, die Dateneingabe zu reduzieren, alle Vertriebsinformationen zu speichern, Kontakte zu verwalten, eine Verbindung zur Marketing-Automatisierungssoftware herzustellen, um Leads zu verfolgen, Prozesse zu rationalisieren und die Verfügbarkeit von Kundeninformationen zu steigern.

    Angesichts aller dieser Vorteile ist es klar, dass es ein Fehler wäre, Ihre CRM-Software und deren Fähigkeiten zu ignorieren: Eine von Cloudswave erstellte Infografik zeigt, dass CRMs die Vertriebskonvertierungsraten um mehr als 300 % gesteigert und dass 24 % der befragten Unternehmen mit CRM-Mobile-Apps eine Steigerung der Vertriebsproduktivität erreicht haben.

  • Künstliche Intelligenz ans Steuer: In den 100 Sales Tips for 2017 von Salesforce empfiehlt Marketingexperte Sean Zinsmeister, künstliche Intelligenz einzusetzen, um „über oberflächliche Kennzahlen hinauszublicken und herauszufinden, welche Inhalte die beste Performance erzielen, und zwar durch tiefere Einblicke darin, welche Inhalte die Leads mit der höchsten Qualität anziehen, größere Vertragsabschlüsse fördern oder die Schnelligkeit des Vertragsabschlusses steigern.

    Diese Echtzeitbeurteilung verkürzt den Vertriebszyklus und lässt Sie Ihre Energie in Programme investieren, die den größten Wert für das Unternehmen fördern.“ KI-fähige Software kann eine Reihe von Prozessen automatisieren und riesige Datenmengen durchforsten – und das Vertriebspersonal kann sich dem Verkauf widmen.

  • Nützliche Daten: Mit CRM und KI stehen Ihrem Unternehmen hoch entwickelte Datenanalyse-Tools zur Verfügung, die Informationen schneller als jeder Mensch verarbeiten können. Das heißt, dass Sie Leads effektiver beurteilen, größere Einblicke in die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Kunden gewinnen und sich darauf konzentrieren können, die besten Leads zum besten Zeitpunkt anzusprechen.

Eine nähere Betrachtung des Lifecycle Managements im Vertrieb

Es ist wichtig, sich genau anzusehen, wie Ihr Unternehmen den Vertriebszyklus managt. Nur so können Sie korrekt erfassen, was Sie bremst und wie Sie die Hindernisse aus dem Weg schaffen. Klar definierte Strategien und Ziele sind entscheidend für den Erfolg, und Automatisierung kann Ihnen dabei helfen, kostbare Zeit und Ressourcen zu sparen.

Weitere Ideen für ein produktiveres Vertriebsteam finden Sie in unserem E-Book State of the Connected Customer.

By Florian Endres

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